Izvedba presoj na daljavo

NOVICE

Izvedba presoje na daljavo

Apr. 17 2020

Organizacije vseh velikosti so zaradi globalne krize, ki jo povzroča širjenje epidemije COVID-19 izpostavljene velikim pritiskom, saj se smernice dnevno spreminjajo. Naš poudarek je seveda na zagotavljanju varnosti naših strank in zaposlenih, zato smo se zavezali, da bomo naše stranke podpirali tudi v teh izredno težkih časih. Kot del te podpore smo vzpostavili nov postopek za izvajanje presoj na daljavo z uporabo digitalne tehnologije, da bi zagotovili kontinuiteto naših storitev.

KAJ JE PRESOJA NA DALJAVO?

Presoja na daljavo je presoja, ki se opravi s pomočjo IKT (informacijsko in komunikacijska tehnologije), ko presojevalec v realnem času presoja procese, politike, postopke in osebje stranke. Presojevalec opravi razgovore s presojanci preko orodij za videokonference. Z uporabo funkcij skupne rabe zaslona ima možnost na daljavo pregledati ustrezne dokumente, medtem ko postavlja vprašanja.

Na daljavo se lahko presojajo  (*) tisti procesi, katerih izvajanje ni nujno potrebno preveriti na kraju samem kot so na primer proizvodni in industrijski procesi.

(*) Pogoje za upravičenost izvajanja presoj na daljavo določijo posamezni akreditacijski organi, nadzorni organi ali lastniki shem in jih je treba dosledno spoštovati.

KAKO SE PRESOJE IZVAJAJO?

V Bureau Veritas večinoma uporabljamo Microsoft teams aplikacijo za videokonference, vendar smo prilagodljivi pri uporabi drugih orodij, kot sta Zoom ali Skype, glede na to, kar najbolje ustreza našim strankam.

KATERI KORAKI SO POTREBNI ZA IZVEDBO PRESOJE NA DALJAVO?

Izvajanje presoj na daljavo

KAKŠNI SO POGOJI ZA USPEŠNO IZVEDBO PRESOJE NA DALJAVO?

Ključni predpogoji za učinkovito in uspešno presojo na daljavo:

Priprava dokumentov: Prepričajte se, da so dokumenti pripravljeni in na voljo za skupno rabo s presojevalcem. Ker obisk na kraju samem ni mogoč, preverite, ali so vsi dokumenti dostopni na daljavo in jih lahko delite preko spleta.

IKT in dobra internetna povezava: Prepričajte se, da ima vaše omrežje dovolj pasovne širine, da podpira več povezanih ljudi na digitalnem srečanju z deljenjem zaslona. Če je za boljšo povezljivost potreben poseben prostor, zagotovite njegovo razpoložljivost za čas presoje.

Varnost in zaupnost: Prepričajte se, da imate zaščiteno omrežje s sistemom VPN (Virtual Private Network), ki se lahko uporablja za povezavo s sistemom IKT. Presojevalci Bureau Veritas bodo na svoji strani uporabljali BV VPN.

Razpoložljivost osebja: Tako kot za vsako drugo presojo tudi za presojo na daljavo poskrbite, da lahko relevantno osebje dostopa (in je povabljeno) do videokonference in sodeluje pri presoji na daljavo. Presojanci se lahko povežejo kadar koli je to potrebno.

Upravljanje časa: Presoja na daljavo zahteva posebno upravljanje časa v primerjavi s presojo na lokaciji.  Presojevalci Bureau Veritas bodo ustrezno prilagodili svoj plane.

KATERE VRSTE PRESOJ SE LAHKO IZVAJAJO NA DALJAVO?

Večina akreditacijskih organov (*) je med krizo COVID-19 odobrila izvajanje presoj na daljavo, da bi ohranili veljavnost certifikatov in kontinuiteto poslovanja. Ta dovoljenja so dana s pomočjo smernic IAF MD4 / MD5 o tem, kako izvajati presoje na daljavo.

Za standarde sistemov vodenja, kot so ISO 9001, 14001, 45001, 27001, 22001, je dovoljena izvedba presoje na daljavo.  V večini primerov je na daljavo možno opraviti do 50% običajnega obsega presoje. V posebnih okoliščinah se lahko opravi presoja na daljavo v celotnem obsegu (*). Ti primeri se nanašajo na posebne industrijske branže, kadar ni vključenih proizvodnih procesov ali na primer za kontrolne presoje.

Svetujemo vam, da se obrnete na našo pisarno za certificiranje in preverite, ali je vaš standard upravičen do presoje na daljavo.

(*) Samo akreditacijski in nadzorni organi, ki urejajo standarde, lahko določijo upravičenost do presoje na daljavo, pogoje uporabe in sprejemljiv odstotek obsega presoje, ki jo je mogoče izvesti na daljavo. Do danes (15. april) še vedno obstajajo akreditacijski ali nadzorni organi, ki prepovedujejo izvajanje presoj na daljavo.

KAKŠNE SO KLJUČNE PREDNOSTI PRESOJ NA DALJAVO?

  • Ohrani se certifikacijski cikel, certifikat je možno podaljšati do 6 mesecev ( odvisnosti od akreditacijskih pravil)
  • Izboljšana učinkovitost presoje zaradi večje prožnosti in skrajšanih potovalnih časov
  • Prihranitev časa in denarja (potovanja)
  • Ohranjanje kontinuitete poslovanja med pandemijo
  • Vzdrževanje certificiranja lahko pomaga in pospeši ponovni zagon poslovanja